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Notiziario Marketpress di
Venerdì 26 Settembre 2003 |
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SOLO UNA GRANDE AZIENDA SU DIECI UTILIZZA A PIENO I "SELF BOOKING TOOLS".
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Secondo Carlson Wagonlit Travel Le Soluzioni Di "Online Booking" Sono Ancora Molto Distanti Dall´offrire Alle Aziende I Massimi Benefici Anche se nel corso degli ultimi due anni i "self booking tools" sono stati considerati dalle aziende un elemento essenziale per ridurre le spese dei viaggi d´affari, in realtà non si sono rivelati "una formula magica" perché ciò accadesse in modo automatico. Sulla base delle esperienze della divisione di consulenza di Carlson Wagonlit Travel, Solutions Group, leader di Travel Management, afferma che il massimo beneficio si ottiene esclusivamente quando una società adotta in modo rigido il "self booking tools" e segue attentamente il processo di implementazione all´interno della propria azienda. Il self booking tool è uno strumento potenziale per le aziende per ridurre i costi del turnover dello 0,1%. Da una indagine condotta da Cwt Solutions Group, basata su 60 aziende clienti, le spese per i viaggi d´affari sono posizionate tra lo 0,1% e l´1% del turnover; in media 0,55%. Considerando che l´utilizzo più frequente del self booking tools potrebbe far ottenere dei risparmi intorno al 15/20%, ogni Ceo potrebbe facilmente trasformare i costi in profitti netti dello 0,1%. "Ma il livello del risparmio dipende in primis dal tasso di adozione del self booking tool," dice Christian Gall, Vice Presidente di Cwt Emea per le tecnologie emergenti. "Il ritorno degli investimenti è possibile in meno di due anni se il tasso di adozione raggiunge il 30% il primo anno e il 50% il secondo anno. Ed è questa la vera sfida delle aziende". Le aspettative sono alte, in linea con il risparmio potenziale che può derivarne. L´indagine svolta in 6 paesi Europei - Uk, Francia, Italia, Germania, Olanda e Spagna, dimostra che oggi il 75% delle aziende include le installazioni dei self booking tool all´interno delle gare d´acquisto per i viaggi d´affari. Inoltre solo una azienda su cinque lo implementerà effettivamente, e meno di uno su dieci si assicurerà un adeguato ritorno all´investimento. Parte dell´insuccesso dell´implementazione del self booking tool può essere spiegato dal fatto che il successo richiede una combinazione di capacità tecniche, solide conoscenze del settore dei viaggi e una reale esperienza e comprensione della gestione del cambiamento (change management). Non meraviglia che uno di queste componenti spesso manchi, compromettendo il successo dell´operazione. A livello tecnico, le aziende sono spesso sotto equipaggiate quando affrontano la complessità della preparazione dei progetti e l´implementazione. A livello teorico, tutto è sempre possibile, ma la realtà è spesso deludente poiché costi ulteriori e addizionali devono essere affrontati dall´azienda. "Dove registriamo il profilo dei viaggiatori e chi lo fa?" "In quale lingua è disponibile la documentazione?" "Qual è il Service Level Agreement?" Alcune domande restano generalmente trascurate quando si gestiscono questi progetti. Rendono il ritorno dell´investimento più incerto e lungo senza l´input di un esperto nel monitorare il processo. Il secondo criterio per il successo del self booking tool è il tasso di adozione di ogni singolo viaggiatore/dipendente, che impatta direttamente con il risparmio ottenibile. "Poiché è difficile ottenere un tasso di adozione significativo dai singoli viaggiatori/dipendenti, la gestione del cambiamento (change management) è il punto chiave per l´implementazione del progetto del self booking tool", ha affermato Cristhian Gall. Dall´indagine condotta, la maggioranza delle aziende europee (quasi il 65%), esita ad applicare un approccio professionale nella fase iniziale del progetto. Il survey di Carlson Wagonlit Travel mostra che una azienda che non beneficia del supporto di un consulente esperto, installa tradizionalmente i self booking tools in tre fasi, con un ritorno dell´investimento ritardato. In una prima fase, cercando di minimizzare l´investimento iniziale, il progetto si limita alla disponibilità del sistema di prenotazione sulla intranet aziendale. In quasi tutti i casi si è riscontrato che, anche dopo un certo numero di mesi, il tasso di prenotazione non va oltre il 5%. Considerando le cattive performance, le aziende implementano la seconda fase: sono organizzate sessioni di training a ripetizione, campagne di comunicazione per far utilizzare le prenotazioni online ecc... Questo metodo è risultato abbastanza efficace: il tasso di adozione può così raggiungere il 25-30%. Ma anche su questa base, il ritorno di investimento non può essere raggiunto in meno di due anni. Il terzo step è spesso quello del sistema obbligatorio: per incentivare al massimo l´utilizzo del self booking tool, le aziende utilizzano la formula del "active incentivizing". I viaggiatori devono prenotare autonomamente e online i cosiddetti "viaggi semplici". La loro agenzia di viaggi usuale si rifiuterà di accettare prenotazioni telefoniche e quindi il tasso di adozione potrà arrivare fino al 70-80%. Per incrementare l´informazione e la motivazione dei viaggiatori/dipendenti sono necessarie diverse azioni per ottenere il successo. Ma per il successo completo, l´esperienza di un buon partner è essenziale per scegliere gli strumenti di prenotazione on line che si adattano meglio alle necessità e alla cultura dell´azienda. Alcune storie di successo confermano che i tassi di adozione possono superare l´80% e far raggiungere un immediato Roi. General Electric, uno dei più grandi clienti di Carlson Wagonlit Travel rappresenta un buon esempio dei benefici del self booking tool: l´implementazione ben gestita di uno strumento di prenotazione online ha permesso all´azienda di ridurre la spesa per i viaggi, a livello europeo, del 29% in due anni. Ma ciò è raro e non avviene facilmente. |
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