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Notiziario Marketpress di
Mercoledì 24 Maggio 2000 |
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GRAZIE AL WORKFLOW DI EASTMAN SOFTWARE, CARIVITA ELIMINA LA CARTA DAI PROPRI ARCHIVI
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Milano, 24 maggio 2000 - La tecnologia di Eastman Software, società del gruppo Kodak leader nel Process Management e-volution, è stata scelta da Carivita, società operante nel settore assicurativo che fa capo al Gruppo Intesa, per implementare un sistema di archiviazione elettronica della documentazione su carta che consentirà di incrementare qualità ed efficienza dei servizi ai clienti. Il progetto porta la firma di Optimas, partner di Eastman, che si occuperà del trasferimento e della gestione dei documenti su supporto ottico. Nel 1998, a fronte di una produzione di contratti che aveva raggiunto circa trecentomila unità, determinando una situazione di ingenti sforzi in termini organizzativi e logistici, Carivita decise di avviare un progetto di archiviazione elettronica per semplificare l´accesso alla propria documentazione cartacea, tra cui i contratti e i relativi documenti di gestione inviati quotidianamente dalle filiali. Questi una volta verificati e elaborati, venivano archiviati manualmente: un procedimento che richiedeva spazi, tempo e puntualità nell´apertura della posta e nella consegna dei documenti, perché strettamente connesso all´operatività della gestione dei contratti. "Con l´archivio cartaceo bisogna letteralmente riesumare tutta la documentazione originaria, per poterne verificare i contenuti e soddisfare al meglio le richieste del Cliente. Un processo lungo e complesso che richiedeva assolutamente di essere innovato" ha affermato Silvana Fontana, Direttore Operativo di Carivita e Project Leader. Dopo aver esplorato a fondo alcuni scenari diversi tra loro, mettendo a confronto aspetti tecnici, organizzativi ed economici, è stata scelta la tecnologia di Eastman Software, ritenuta coerente con la focalizzazione della società assicurativa sul servizio al cliente e con il programma di reingegnerizzazione dei processi attivato agli inizi del 1998. La soluzione scelta ha premiato Eastman Software Imaging for Windows Nt e Eastman Software Workflow for Windows Nt, rispettivamente per la gestione delle immagini dei contratti (acquisizione, archiviazione, distribuzione ricerca e consultazione) e per la gestione di tutti i processi previsti. I due prodotti si basano su una filosofia architetturale che consente loro di integrarsi in modo assolutamente trasparente all´utente finale. Il cuore del programma consiste nell´applicazione di una logica di "workflow" che permette di condividere e di elaborare le informazioni aziendali, secondo uno schema logico manageriale di gestione dell´informazione, sfruttando le infrastrutture di comunicazione e di distribuzione. Il passaggio dall´archivio cartaceo dei contratti, nonché di ogni tipo di documento relativo alle polizze vita, a quello elettronico consultabile attraverso un semplice pc dotato di una linea dedicata, si pone diversi ambiziosi traguardi finali: sostituire l´attuale gestione ed archiviazione cartacea per ottenere una migliore gestione dei volumi in crescita esponenziale; eliminare, per quanto possibile, le fasi di data entry applicando progressivamente tecnologie di riconoscimento di caratteri; velocizzare le attività di consultazione; ridurre i costi di gestione; mettere in condivisione le informazioni necessarie a più uffici per migliorare il processo decisionale. Carivita ha scelto di delegare la gestione dei flussi: il sistema ottico-documentale, creato a misura delle esigenze della società, è stato installato presso i laboratori di Optimas, che amministra il sistema presso la propria sede, configurandolo e dimensionandolo in base alla crescita della documentazione contrattuale. Le filiali bancarie inoltrano tutta la documentazione direttamente a Optimas, che provvederà a trasferirlo su supporto elettronico, in meno di otto ore lavorative. Gli operatori Carivita sono pertanto in grado di consultare e gestire tutte le tipologie di documenti presenti nel sistema - vecchi e nuovi - attraverso Pc collegati ad Optimas mediante una linea dedicata. Grazie all´archivio elettronico, gli operatori Carivita, anche più d´uno contemporaneamente, subito dopo la scansione potranno visionare, elaborare e finalmente riporre ogni singolo documento fino al momento prodotto nonché i documenti che perverranno successivamente dai canali commerciali. Si potranno anche recuperare le informazioni sia del singolo contratto che di famiglie omogenee di dati aggregati/selezionati mediante un sistema in grado di riconoscere il formato dei documenti. "Siamo convinti che la tecnologia di Eastman Software porterà benefici notevoli in termini di risparmio di tempo e di costi, e consentirà quindi il recupero del livello di efficienza" ha commentato Silvana Fontana. "L´archiviazione elettronica ridurrà ad una manciata di secondi il tempo necessario per recuperare una pratica, consentendo una migliore gestione dei volumi, velocizzando le attività di consultazione e mettendo in condivisione le informazioni necessarie a più uffici per migliorare il processo decisionale". . |
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