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Notiziario Marketpress di
Giovedì 26 Giugno 2003 |
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PER LE AZIENDE EUROPEE OPPORTUNITA´ DI RISPARMIO PER MILIONI DI EURO NEI VIAGGI D´ AFFARI I RISULTATI DI UN´INDAGINE AT KEARNEY PER AMERICAN EXPRESS EVIDENZIANO COSTI "NASCOSTI" NELLA GESTIONE AMMINISTRATIVA DI UN VIAGGIO D´AFFARI
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Milano, 26 giugno 2003 - L´ European Expense Management Study, è un´indagine compiuta su un campione di 75 società multinazionali in sette paese europei con una spesa media di business travel di circa 43 milioni di euro/anno. Queste le principali conclusioni: Le aziende pagano in media € 463 euro a viaggiatore, all´anno, per costi amministrativi (costi indiretti); in pratica una società che spende € 42.5 milioni all´anno per viaggi d´affari, spende in media ulteriori € 2.4 milioni per costi indiretti. Mentre le aziende riescono a controllare costi diretti dei viaggi d´affari (T&e), quali tariffe aeree, hotel, pasti e noleggi auto, la maggior parte di esse non coglie l´opportunità di risparmiare sui costi indiretti che, mediamente, rappresentano il 5.6% dei costi diretti. L´azienda "best performing" riesce a ridurre questo valore al 2% con un risparmio totale annuo di € 1.5 milioni. Il tempo speso nell´organizzazione dei viaggi d´affari (pianificazione del viaggio, autorizzazione e prenotazione) è la voce più sostanziosa dei costi indiretti (52%), seguito dalla processazione delle spese che assorbe il 46% dei costi indiretti. Le aziende possono drasticamente ridurre i costi amministrativi intervenendo sui processi di prenotazione ed eliminando totalmente l´autorizzazione precedente il viaggio, ridurre i costi amministrativi per la prenotazione (74%), l´anticipo contante (89%), adottando un sistema di fatturazione centralizzata (95%) e intervenendo sui processi di redazione della nota spese (45%). Milano, 25 giugno 2003 Le aziende europee perdono l´opportunità di risparmiare fino al 64% dei costi indiretti a causa di una gestione amministrativa frammentaria, questo è quanto si rileva dall´European Expense Management Study 2003 effettuata da At Kearney per American Express. Lo studio ha preso in esame le performance e le "best practice" di 75 aziende europee e rivela che mentre la maggior parte delle aziende riesce effettivamente a tenere sotto controllo i costi diretti (voli aerei, pernottamenti, pasti, autonoleggi), la gestione dei costi indiretti (costi amministrativi legati alla gestione delle spese T&e) costa alle aziende un extra pari a € 463 per viaggiatore, all´anno. In media, i costi amministrativi legati alle spese T&e equivalgono al 5.6% del totale dei costi diretti; in alcune aziende questo dato può arrivare fino al 23%. Questo significa per ogni €1.000 spesi in biglietteria aerea, pernottamenti, eccetera, le aziende debbono sommare un ulteriore costo compreso tra i € 56 e i € 230. Adottando le "best practice" l´azienda può ridurre i costi indiretti da € 56 a € 20 ogni € 1.000 di spesa, dunque il risparmio può essere tra il 64% e il 91%. Carlo Liotti, Direttore Italia Commercial Card American Express Services Europe Ltd. , commenta: "I costi amministrativi sono costi ´nascosti´ che si originano ogni qualvolta il manager che viaggia per lavoro prenota un viaggio, richiede un anticipo di cassa o presenta una nota spese per il rimborso. Questa non visibilità rende più difficile il loro controllo. Le aziende hanno difficoltà a fronteggiare ciò che non possono vedere. Sebbene le potenzialità di risparmio sono possibili". " Mentre le aziende hanno iniziato a controllare i costi diretti di T&e, il nostro studio conferma che le società che adottano le "best practice" sono poche. Nella situazione economica attuale, tutte le direzioni finanziarie e acquisiti cercano di ridurre i costi. Le aziende dovrebbero concentrarsi sui processi inefficienti e frammentari" aggiunge Carlo Liotti e conclude "Significative risorse finanziarie sono impiegate nei processi amministrativi. Lo studio è stato condotto per evidenziare in quale area le aziende stanno perdendo un´opportunità di risparmio. Implementare a tutti i livelli la travel policy, utilizzare sistemi automatizzati, implementare l´uso di Carte Corporate sono gli strumenti chiave per ridurre i costi di processo e tenere sotto controllo i costi indiretti". E´ ora di affrontare le spese T&e in maniera "olistica" Lo studio rivela che la maggior parte delle spese dirette T&e sono spese di trasporto (52% del totale), seguite dai pernottamenti (18%) e dai pasti (11%). Le telefonate, sebbene in crescita, sono ancora piuttosto contenute (2%). La Travel policy, elemento chiave per controllare i costi diretti di T&e, riguarda tutte le principali categorie di spesa. Sebbene la travel policy sia tipicamente focalizzata sui costi diretti, (es. La scelta di linee aeree e hotel con cui si possono negoziare tariffe preferenziali, l´utilizzo di classi di viaggio e linee guida per i costi dei pasti), può comunque giocare un ruolo chiave anche nel contenere i costi amministrativi. Afferma Liotti: "La travel policy può incoraggiare l´adozione di certi processi come l´uso di Carte Corporate e l´utilizzo di strumenti di prenotazione e di sistemi di rendicontazione spese on-line. Tutto questo riduce sensibilmente il tempo impiegato per gestire le spese T&e. Noi ci stiamo muovendo verso una gestione olistica delle spese T&e, l´adozione di una travel policy e lo snellimento dei processi operativi/amministrativi si supportano vicendevolmente per spingere verso il basso sia costi diretti che indiretti". C´è una stretta correlazione tra l´adozione della travel policy e il risparmio sui costi amministrativi: le società con alti livelli di allineamento alla travel policy (80% o più) raggiungono risparmi del 23% sui costi amministrativi per viaggiatore. Un alto prezzo da pagare Il processo amministrativo più costoso legato alla gestione di un viaggio d´affari è il tempo speso dagli executive e loro assistenti nella pianificazione del viaggio, richiesta e prenotazione. Questo incide per oltre la metà, ovvero il 52% sul totale dei costi indiretti. Al secondo posto troviamo la redazione della nota spese e la richiesta di rimborso che incide per circa il 46% sul totale dei costi indiretti. Opportunità di risparmio
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Best practise |
Costo medio |
Costo massimo |
Best practice vs. Risparmio medio % |
Processi di best practice |
| Richiesta di rimborso |
€12.77 |
€23.01 |
€65.09 |
45% |
§ Usare moduli on-line § Effettuare rimborsi elettronici |
| Prenotazione viaggio |
€2.22 |
€8.45 |
€15.80 |
74% |
§ Eliminare le autorizzazioni pre-viaggio § Utilizzare prenotazioni on-line § Utilizzare un solo agente di viaggio § Usare biglietteria elettronica § Assicurare l’allineamento del punto vendita alla travel policy |
| Anticipi di cassa |
€1.71 |
€15.27 |
€89.47 |
89% |
§ Eliminare gli anticipi di cassa dove possibile e favorire l’utilizzo di carte corporate § Se non è possible, eliminare i processi di approvazione |
| Fatturazione centralizzata |
€0.05 |
€0.96 |
€10.33 |
95% |
§ Addebitare i costi sulle carte corporate individuali piuttosto che sul conto centrale § Se non è possible, adottare sistemi di fatturazione elettronica e sistemi elettronici di pagamento | Carlo Liotti afferma, "Lo studio rivela che l´adozione di comportamenti di best practice permette all´azienda di ridurre drasticamente il tempo e il costo spesi in processi amministrativi ridondanti". Tagliare i processi amministrativi Le società sprecano tempo prezioso e denaro in processi amministrativi superflui quando gestiscono i loro viaggi d´affari. Questi i quattro processi chiave di cui si compongono i costi indiretti: 1. La redazione della nota spese per il rimborso; 2. La pianificazione, la richiesta e la prenotazione del viaggio; 3. L´emissione di anticipi di cassa 4. L´utilizzo di un sistema di fatturazione centralizzato per monitorare le spese di viaggio. 1. Redazione della nota spese Il costo associato alla redazione della nota spese è costituito per la maggior parte dal tempo speso nella sua compilazione, più il tempo per le approvazioni, il controllo, la riconciliazione e il rimborso. Nelle aziende che lavorano su documenti cartacei, il manager impiega, in media, 25 minuti nella redazione della nota spese. Nelle società che utilizzano le best practice e che hanno alti livelli di automazione, questo tempo si riduce a 6 minuti. Il processo manuale costa € 30, il processo semi-automatico € 22, il processo completamente automatico € 19. La società best performing è in grado di ridurre il costo a € 13, con un risparmio del 57%. Quasi tutte le società (96%) richiedono che la nota spese sia sottoposta a un processo di approvazione. Il tempo impiegato per l´approvazione richiede 3 minuti. La società best performing riduce questo tempo utilizzando un sistema di revisione on-line. L´iva è un costo significativo che può incidere fino al 4% del totale di costi T&e. La maggior parte (82%) chiede parte del rimborso Iva, ma meno della metà (46%) chiede il rimborso sia delle spese oltre frontiera che quelle locali. Solo l´8% reclama l´Iva "estera". La mancata richiesta di restituzione Iva, impedisce alle società di ridurre i costi. Il sistema di nota spese automatizzata può facilitare la restituzione dell´Iva fornendo informazioni più dettagliate sulle transazioni più rilevanti. Best practice: Utilizzo moduli di nota spese on-line - riduce il tempo impiegato nel compilare e presentare la nota spese. Implementazione di flussi di lavoro elettronici - permette al management, alla contabilità e al back-office di ricevere e approvare la nota spese elettronicamente. Integrazione dei dati delle carte corporate nei sistemi elettronici aziendali - attualmente il 27% delle società adotta questo sistema, mentre il 30% ha pianificato di farlo nei prossimi 6-12 mesi. 2. Pianificazione, richiesta e prenotazione del viaggio I costi amministrativi legati ai processi operativi che precedono il viaggio costituiscono il 52% del totale dei costi indiretti (pianificazione del viaggio 26%, richiesta del viaggio 10%, prenotazione del viaggio 16%). I costi sono legati al tempo impiegato dai viaggiatori e le loro assistenti. L´indagine rivela che la pianificazione del viaggio comporta un impegno che vai dai 3 ai 90 minuti, con una media di 13 minuti per viaggio. I tre quarti (75%) delle aziende usa richieste di autorizzazioni pre-viaggio. Le aziende possono risparmiare fino al 26% se automatizzano questo processo. Il costo di una prenotazione va dai € 2 ai quasi € 16, con un costo medio di quasi € 9. Best practice: Non adottare il processo di approvazione pre-viaggio - far affidamento sulla capacità di scelta del manager per decidere se un viaggio d´affari è veramente necessario. Utilizzare strumenti di prenotazione on-line - aziende con processi di prenotazione completamente automatizzati possono raggiungere risparmi di € 2 per prenotazione, risparmiando in media il 74% rispetto ai sistemi cartacei (€ 8 per prenotazione). Quasi un terzo delle aziende (29%) ha implementato parzialmente i sistemi di prenotazione automatica. Optare per l´e-ticket - l´e-ticketing è più veloce del biglietto fisico e non ha costi di spedizione, i cambiamenti sono più facili e non vi sono i costi di ri-emissione del biglietto. Utilizzo di carte corporate - un metodo che semplifica il processo di prenotazone e pagamento dei viaggi. 3. Anticipi di cassa Il 29% delle società intervistate ancora utilizza gli anticipi di cassa per i viaggi dei loro manager per una media di € 300 a viaggio. Il tempo impiegato dal viaggiatore e dal personale di back office per la richiesta e la riconciliazione delle spese, costa in media € 15 per anticipo. Le società possono risparmiare riducendo l´ammontare degli anticipi di cassa. In media il 46% degli anticipi di cassa è restituito inutilizzato dopo il viaggio, questo indica che le aziende consegnano più denaro di quanto necessario. Best practice: Addebitare gli anticipi di cassa sulle carte corporate - I manager che viaggiano per lavoro e non usano carte di credito corporate in genere chiedono anticipi cash fino al 6% del totale spesa T&e, pari al doppio del valore (3%) di coloro che utilizzano una carta corporate. Automatizzare il processo di riconciliazione degli anticipi di cassa - tutto il tempo di processo del back office viene eliminato. L´azienda può risparmiare fino al 92% spostandosi da processi manuali a processi automatizzati (da € 21 per anticipo a € 7). Carlo Liotti afferma: "una carta corporate incoraggia i viaggiatori a ritirare solo il contante che effettivamente serve, di conseguenza si riduce il tempo legato al tempo di processazione legato alla restituzione di cash non utilizzato alla fine del viaggio. Quasi la metà degli anticipi di cassa viene restituito, ciò dimostra che le società anticipano più di quanto necessario". 4. Fatturazione centralizzata La fatturazione centralizzata permette alle aziende di pagare e controllare i costi T&e come biglietti aerei e ferroviari, taxi, hotel, telefono, evitando che questi costi vengano assunti personalmente dal viaggiatore. Sebbene questo lavoro intensivo del back office per validare gli addebiti, processare e pagare le fatture, riconciliare i conti, abbia dei costi considerevoli, la maggior parte delle aziende intervistate usa la fatturazione centralizzata per pagare e controllare i costi di T&e dei viaggiatori occasionali. Best practice: Addebitare i costi di viaggio diretti su carte corporate individuali - questo migliora la trasparenza delle spese individuali e facilita l´individuazione di opportunità di risparmio. Integrare i files della fatturazione centralizzata con i sistemi finanziari aziendali - questo semplifica i costi amministrativi di processo e riduce il tempo totale di processazione. Quasi due terzi delle aziende afferma di aver totalmente o parzialmente automatizzato il processo di fatturazione centrale mentre un altro 16% sta pianificando di farlo nei prossimi due anni. Massimizzare i risparmi dei costi T&e "Nel clima economico attuale è importante che le aziende riescano a gestire i costi T&e in maniera olistica. Notevoli risparmi sono possibili per le aziende che cercano di incidere sui costi amministrativi legati al business travel. La pressione per ridurre i costi e aumentare la produttività è intensa - semplificare i processi di back office e raggiungere risparmi nell´amministrazione dei costi T&e è un obiettivo non più rinviabile. Il prezzo è troppo alto perché le aziende possano permettersi di non affrontare il problema della riduzione dei costi nascosti dei viaggi" dice Carlo Liotti. E conclude: "La nostra indagine rivela che un alto livello di allineamento alla travel policy, lo snellimento dei processi, l´utilizzo di sistemi automatizzati possono essere un valido supporto nella riduzione sia dei costi diretti che indiretti. Nell´attuale clima economico questa realtà non può essere ignorata dalle direzioni finanziarie o acquisti delle aziende. |
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