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Notiziario Marketpress di
Lunedì 18 Giugno 2007 |
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CONSERVAZIONE DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO: LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO
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Come previsto dall’art. 6, commi 1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 il Cnipa con la deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004 ha fornito le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali –. (Deliberazione 11/2004). (G. U. 9 marzo 2004, n. 57). La deliberazione n. 11/04 ha sostituito la deliberazione n. 42 del 13 dicembre 2001 non più coerente con quanto previsto nel Testo Unico n. 445/00. Il provvedimento ha fornito varie definizioni, quali ad esempio quelle di documento (rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica), documento analogico (documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro) distinguendolo in documento originale e copia), documento analogico originale (documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi), documento informatico (la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti), supporto ottico di memorizzazione (mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l´impiego della tecnologia laser), memorizzazione (processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell´articolo 10, commi 2 e 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, come modificato dall´articolo 6 del Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10), archiviazione elettronica (processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all´eventuale processo di conservazione), documento archiviato (documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica), conservazione sostitutiva (processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione), documento conservato (documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva). La delibera ha anche definito che gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti, sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti, quando il processo di conservazione viene effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4. |
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