|
|
|
 |
 |
|
| |
Notiziario Marketpress di
Lunedì 18 Giugno 2007 |
|
| |
|
|
| |
CONSERVAZIONE DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO: IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
|
|
| |
|
|
| |
L’art. 5 della deliberazione dà risalto al responsabile della conservazione sostitutiva, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza, organizza, conseguentemente, il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l´esibizione di ciascun documento conservato. La norma affida al responsabile della conservazione sostitutiva la realizzazione di una base di dati relativa ai documenti informatici, gestita secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati e che adotti procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l´accessibilità al singolo documento e la sua esibizione. Egli archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell´insieme dei documenti; estremi identificativi del responsabile della conservazione; estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l´indicazione dei compiti alle stesse assegnati; indicazione delle copie di sicurezza. Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni. Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione. Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l´assistenza e le risorse necessarie per l´espletamento delle attività al medesimo attribuite. Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l´apposizione del riferimento temporale. Inoltre verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l´effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell´ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. |
|
| |
|
|
| |
<<BACK |
|
|
|
|
|
|
|
